Copiar dados de um sistema para outro, conferir relatórios, baixar arquivos, preencher formulários. Cada uma dessas tarefas leva poucos minutos, por isso raramente alguém se preocupa com elas. Somadas, porém, costumam representar uma parte grande da folha de pagamento.
O cálculo
Escolha uma tarefa repetitiva e responda a quatro perguntas:
- Quantos minutos ela leva a cada vez?
- Quantas vezes por dia ela é feita?
- Quantas pessoas fazem essa tarefa?
- Quanto custa a hora dessas pessoas, com encargos?
A conta é: minutos × vezes por dia × pessoas × 22 dias ÷ 60 × custo da hora. O resultado é o custo mensal. Multiplique por 12 para ver o ano.
Um exemplo
Imagine uma tarefa de 6 minutos, feita 20 vezes por dia por 3 pessoas, com custo de R$ 40 por hora. São 6 × 20 × 3 × 22 = 7.920 minutos por mês, ou 132 horas. Isso equivale a R$ 5.280 por mês e mais de R$ 63 mil por ano, gastos numa única tarefa.
O custo que não aparece na conta
O cálculo acima mostra só o tempo. Há outros custos que também pesam:
- Erros de digitação que geram nota errada, cobrança indevida ou estoque desencontrado.
- Atrasos, porque a tarefa espera alguém estar disponível.
- Desmotivação de profissionais qualificados presos a trabalho mecânico.
- Dificuldade de crescer: dobrar o volume significa dobrar a equipe.
Quais tarefas costumam valer a pena automatizar
As melhores candidatas têm três características: são frequentes, seguem regras claras e envolvem dados que já estão em algum sistema. Exemplos comuns são conciliação bancária, emissão de relatórios periódicos, integração entre ERP e e-commerce, lançamento de pedidos e envio de avisos para clientes.
Faça o cálculo com as três tarefas mais repetitivas da sua empresa. O número costuma surpreender, e ele é o melhor argumento para decidir o que atacar primeiro.
